dzisiaj
Przed automatyzacją
Zapytanie trafia do skrzynki, a dalsza obsługa wymaga ręcznego działania. Gdy odpowiedź przychodzi za późno, klient może wybrać konkurencję.
Automatyzacja procesów w firmie
Automatyzacja procesów w firmie: co można zautomatyzować
Zobacz na konkretnym przykładzie, jak zgłoszenie, faktura albo przypomnienie przechodzi między używanymi systemami bez ręcznego przepisywania. Wybierz branżę i sprawdź, które procesy pasują do Twojej firmy.
Bez ręcznego przepisywania
Automatyzacja zapisuje dane, przekazuje je do właściwego systemu i wysyła ustalone powiadomienia.
Zdarzenie, działanie, wynik
Trzy elementy, które pozwalają ocenić, czy automatyzacja ma sens i czego będzie wymagała.
02 — Czym to jest
Co zmienia automatyzacja w Twojej firmie
Na przykładzie zgłoszenia klienta pokazuję, co robisz ręcznie, które kroki przejmuje automatyzacja i co trzeba przygotować przed jej wdrożeniem.
po wdrożeniu
Po automatyzacji
Formularz tworzy kartę w CRM-ie, przekazuje zadanie i wysyła klientowi potwierdzenie z terminem odpowiedzi – bez ręcznego przepisywania.
używane systemy
Co trzeba przygotować
Potrzebny jest dostęp do narzędzi używanych w procesie: skrzynki, CRM-u czy arkusza. Jeśli firma nie ma własnego serwera, automatyzacja może działać na VPS-ie wykupionym na jej dane. Zakres integracji ustalam przed wyceną.
Automatyzacja wykonuje ustalone reguły. Gdy trzeba zinterpretować treść i wybrać działanie, można wykorzystać agenta AI. Automatyzacja czy agent AI
03 — Jak to działa
Każda automatyzacja wykonuje trzy kroki
Proces można opisać przez zdarzenie początkowe, ustalone działanie i oczekiwany wynik. Te trzy elementy pozwalają ocenić, czy automatyzacja ma sens i czego będzie wymagała.
-
\01
Początek
zdarzenieProces uruchamia konkretne zdarzenie: wysłany formularz, mail z fakturą, nowy wiersz w arkuszu albo termin zapisany w kalendarzu.
-
\02
Reguła lub decyzja
co ma się wydarzyćAutomatyzacja sprawdza ustalone warunki i wykonuje kolejne kroki. Jeśli trzeba zinterpretować treść, może wykorzystać model AI. W ważnych lub niejednoznacznych przypadkach wynik trafia do człowieka do zatwierdzenia.
-
\03
Wynik
dane na właściwym miejscuDane trafiają do ustalonego miejsca: karty w CRM, arkusza, wiadomości do klienta albo zadania z terminem. Pracownik otrzymuje gotowy rekord zamiast maila do ręcznego przepisania.
04 — Katalog
Co można zautomatyzować w Twojej branży
Wybierz branżę i rodzaj problemu. Lista pokaże przykłady procesów, które mogą pasować do Twojej firmy.
przykładów w katalogu. Wybierz branżę i problem, aby zawęzić listę.
Nie mam jeszcze przykładu dla tej branży i tego problemu. Napisz, które zadanie wykonujecie ręcznie, a sprawdzę, czy warto je zautomatyzować.
-
Zapis zgłoszenia w CRM
Po wysłaniu formularza lub rezerwacji terminu automatyzacja tworzy kartę klienta w CRM, zapisuje treść wiadomości i dodaje zadanie na następny dzień roboczy.
działa u mnie
2,2 s od formularza do rekordu
wszystkie branże
-
Potwierdzenie otrzymania zgłoszenia
Po otrzymaniu zgłoszenia automatyzacja wysyła potwierdzenie z terminem odpowiedzi. Treść dopasowuje do rodzaju sprawy, a poza godzinami pracy może wysłać także SMS.
działa u mnie
21 ms od zapisu w CRM do wysyłki
wszystkie branże
-
Sortowanie maili i faktur
Automatyzacja przypisuje wiadomości do kategorii, zapisuje faktury na dysku i przenosi odczytane dane do arkusza. Przed dalszym użyciem dane zatwierdza człowiek.
działa u mnie
8/8 maili poprawnie sklasyfikowanych
biura rachunkowe · kancelarie · marketing, IT i doradztwo · produkcja i hurt
-
Lista firm z okolicy
Na podstawie wybranej branży i miasta automatyzacja tworzy listę firm z Map Google, sprawdza ich dane w rejestrach i zapisuje wybrane rekordy w CRM. O kontakcie decydujesz Ty.
działa u mnie
~1 min od komendy do listy
marketing, IT i doradztwo · produkcja i hurt · instalatorzy i budownictwo
-
Raport z audytu strony
Po podaniu adresu strony automatyzacja przygotowuje raport PDF z wykrytymi problemami, ich wpływem i zaleceniami. Wskazuje również elementy, których nie udało się sprawdzić.
działa u mnie
2 min wobec ponad 1,5 h ręcznie
marketing, IT i doradztwo
-
Monitoring awarii automatyzacji
Po wykryciu awarii system wysyła alert, sprawdza działanie kanału powiadomień, ogranicza powtarzające się komunikaty i zapisuje historię zdarzeń.
działa u mnie
35 ms od awarii do alertu
wszystkie branże
-
Raport ruchu i wyszukiwań
W ustalonym dniu automatyzacja łączy dane z Google Analytics i Search Console, przygotowuje raport z komentarzem i wysyła go na telefon oraz e-mail.
działa u mnie
wszystkie branże
-
Kontrola zgód w CRM
Gdy zgłoszenie trafia do CRM poza formularzem, automatyzacja wyłącza domyślnie dodaną zgodę marketingową. Dzięki temu w bazie nie pozostaje zgoda, której klient nie udzielił.
działa u mnie
wszystkie branże
-
Zapisy do newslettera
Po wysłaniu formularza automatyzacja dodaje adres do systemu mailingowego i zapisuje informacje o zgodzie: datę, adres IP oraz stronę zapisu.
działa u mnie
wszystkie branże
-
Pobieranie i kontrola faktur z KSeF
Automatyzacja pobiera faktury kosztowe z KSeF, sprawdza dane kontrahentów na białej liście VAT i przygotowuje informacje do księgowania.
przykład rozwiązania
biura rachunkowe · produkcja i hurt
-
Rentowność obsługi klientów
Na podstawie ewidencji pracy, faktur i limitów z umów automatyzacja wylicza marżę dla każdego klienta. Pokazuje nierentowne zlecenia oraz czas ponad limit, którego jeszcze nie zafakturowano.
przykład rozwiązania
biura rachunkowe
-
Przypomnienia o zaległych fakturach
Automatyzacja wysyła przypomnienia o przeterminowanych fakturach zgodnie z ustalonym harmonogramem i treścią. Pomija klientów umieszczonych na uzgodnionej liście wyjątków.
przykład rozwiązania
biura rachunkowe · produkcja i hurt · instalatorzy i budownictwo
-
Sprawdzenie kontrahenta po NIP
Po podaniu numeru NIP automatyzacja sprawdza status VAT oraz dane w KRS i CEIDG. Wyniki zestawia w podsumowaniu do weryfikacji przez pracownika.
przykład rozwiązania
biura rachunkowe · kancelarie · produkcja i hurt
-
Tworzenie ofert z formularza
Z danych przesłanych przez formularz automatyzacja przygotowuje ofertę w zatwierdzonym szablonie. Przed wysyłką sprawdzasz ją i zatwierdzasz.
przykład rozwiązania
produkcja i hurt · marketing, IT i doradztwo · instalatorzy i budownictwo
-
Przypomnienia po wysłanej ofercie
Po upływie ustalonego czasu automatyzacja przygotowuje treść przypomnienia o ofercie. Przed wysyłką możesz ją zatwierdzić albo poprawić.
przykład rozwiązania
produkcja i hurt · marketing, IT i doradztwo · nieruchomości
-
Szkice odpowiedzi na maile
Automatyzacja odczytuje pytanie, wyszukuje informacje w zatwierdzonych materiałach i przygotowuje wersję roboczą odpowiedzi. Wiadomość jest wysyłana dopiero po Twoim zatwierdzeniu.
przykład rozwiązania
wszystkie branże
-
Przypomnienia o wizytach kontrolnych
Automatyzacja sprawdza terminy w arkuszu i wysyła klientowi przypomnienie o zbliżającej się wizycie wraz z propozycją terminu.
przykład rozwiązania
zdrowie i uroda · instalatorzy i budownictwo
-
Prośba o opinię po wizycie
Po wizycie automatyzacja wysyła każdemu klientowi taką samą prośbę o opinię z linkiem do Google. Jeśli klient prześle uwagi, ich treść trafia również do właściciela firmy.
przykład rozwiązania
zdrowie i uroda · instalatorzy i budownictwo
-
Głosowa recepcja z rezerwacją
Agent głosowy odbiera połączenie, odpowiada na pytania o godziny i cennik oraz zapisuje termin w kalendarzu. Rozmówca od początku wie, że rozmawia z systemem.
przykład rozwiązania
zdrowie i uroda · kancelarie · instalatorzy i budownictwo
-
Powiadomienia o zmianach grafiku
Po zmianie w arkuszu automatyzacja wysyła każdej osobie wiadomość zawierającą wyłącznie dotyczące jej zmiany.
przykład rozwiązania
zdrowie i uroda · produkcja i hurt · instalatorzy i budownictwo
-
Wyszukiwanie przetargów publicznych
Automatyzacja pobiera nowe ogłoszenia z Biuletynu Zamówień Publicznych i porównuje je z ustalonymi kryteriami firmy. Przekazuje listę pasujących ogłoszeń, ale decyzję o udziale podejmujesz Ty.
przykład rozwiązania
produkcja i hurt · instalatorzy i budownictwo
-
Notatki ze spotkań w CRM
Z nagrania spotkania automatyzacja przygotowuje podsumowanie i listę zadań z terminami. Po zatwierdzeniu zapisuje je w CRM.
przykład rozwiązania
marketing, IT i doradztwo · produkcja i hurt · nieruchomości
-
Monitoring działań konkurencji
Raz w tygodniu automatyzacja sprawdza wskazane strony, cenniki i profile społecznościowe, a następnie wysyła raport zauważonych zmian.
przykład rozwiązania
wszystkie branże
-
Porządkowanie CV do weryfikacji
System zestawia informacje z CV z ustalonymi kryteriami, ocenia dopasowanie z uzasadnieniem i przygotowuje arkusz do przeglądu przez osobę prowadzącą rekrutację. Decyzję o zaproszeniu podejmuje człowiek.
przykład rozwiązania
produkcja i hurt
-
Chatbot oparty na treści strony
Chatbot odpowiada na pytania na podstawie zatwierdzonych treści firmy i zachowuje kontekst bieżącej rozmowy. Jeśli odpowiedzi nie ma w materiałach, przekazuje rozmowę do człowieka. Klient od początku wie, że rozmawia z systemem.
przykład rozwiązania
wszystkie branże
05 — Koszty
Za co płacisz przy automatyzacji
Płacisz raz za wdrożenie. Osobno opłacasz serwer oraz płatne usługi, z których korzysta automatyzacja.
jednorazowo
Wdrożenie w ustalonej cenie
Przed rozpoczęciem prac otrzymujesz zakres i cenę na piśmie.
Cena obejmuje budowę automatyzacji, testy na Twoich danych, dokumentację i 30 dni wsparcia po uruchomieniu.
serwer
Serwer na koncie Twojej firmy
Automatyzacja może działać na Twoim serwerze lub na VPS wynajętym na Twoją firmę.
Konfiguruję go, a opłaty za wynajem rozliczasz bezpośrednio z dostawcą.
płatne usługi
Koszt używanych usług
Jeśli automatyzacja korzysta z SMS-ów, modelu AI lub innych płatnych usług, opłacasz ich użycie. Koszty opisuję przed wdrożeniem.
Samo narzędzie na Twoim serwerze nie nalicza opłat za każde wykonane zadanie.
06 — Automatyzacja czy agent AI
Różnica między automatyzacją a agentem AI
Na przykładzie zgłoszenia zobaczysz, kiedy wystarczą ustalone kroki, a kiedy potrzebna jest analiza treści. Agent AI może być częścią automatyzacji.
Automatyzacja
Zapisuje zgłoszenie w CRM
Gdy klient wysyła formularz, automatyzacja zapisuje jego dane w CRM, tworzy zadanie i wysyła stałe potwierdzenie. Wykonuje ustalone kroki, niezależnie od treści zgłoszenia.
Agent AI
Nadaje zgłoszeniu priorytet
Agent czyta wiadomość i według ustalonych kryteriów nadaje zgłoszeniu priorytet, np. oznacza awarię jako pilną. Ważne lub niejasne sprawy przekazuje człowiekowi do zatwierdzenia.
Jeśli agent rozmawia bezpośrednio z klientem, na początku rozmowy informuję, że korzysta z systemu AI.
07 — Granice
Trzy rzeczy, których automatyzacja nie zrobi za firmę
Przed wyceną ustalam granice rozwiązania, żeby nie budować automatyzacji, która nie poprawi procesu.
ludzie
Nie zastąpi osoby odpowiedzialnej za decyzję
Automatyzacja może przejąć przepisywanie danych i wysyłanie przypomnień.
Decyzje dotyczące klienta, ceny lub księgowania nadal podejmuje osoba, która za nie odpowiada.
dane
Nie naprawi nieuporządkowanych danych
Jeśli ten sam klient występuje w CRM trzy razy, automatyzacja może powielić ten błąd.
Dlatego przed integracją sprawdzam, które dane trzeba uporządkować i kto odpowiada za ich poprawność.
odpowiedzialność
Nie pomoże, jeśli nikt nie odbiera wyniku
Raport, którego nikt nie czyta, nie poprawi sposobu pracy.
Przy wdrożeniu ustalam, kto otrzymuje wynik, kiedy ma zareagować i co dzieje się w razie błędu.
08 — Pytania
Pytania przed pierwszą automatyzacją
01 Czy moja firma nie jest za mała na automatyzację?
Niekoniecznie. Ważniejsza od liczby pracowników jest częstotliwość i przewidywalność zadania. Siedem automatyzacji obsługuje moją jednoosobową firmę. Jeśli ta sama czynność powtarza się kilka razy w tygodniu, warto policzyć jej koszt.
02 Czy muszę zmieniać systemy, których używam?
Zwykle nie. Najpierw sprawdzam, czy można połączyć obecną skrzynkę, CRM, arkusz i kalendarz. Zmianę narzędzia proponuję tylko wtedy, gdy obecny system nie pozwala bezpiecznie przekazywać potrzebnych danych.
03 Ile trwa wdrożenie jednej automatyzacji?
Prosta automatyzacja, na przykład zapis zgłoszenia w CRM z potwierdzeniem dla klienta, może powstać w kilka dni od otrzymania dostępów. Dokładny termin podaję po analizie procesu i zapisuję w umowie.
04 Od czego zacząć?
Zacznij od zadania, które często się powtarza i da się opisać w trzech punktach: jakie dane wchodzą, co trzeba z nimi zrobić i jaki ma być wynik. Sposób wyboru opisuję we wpisie Automatyzacja AI w firmie: od czego zacząć.
Jeśli nie znajdujesz tu swojego pytania, opisz mi proces w wiadomości. Odpowiadam w dni robocze.
Umów rozmowęPowyżej widzisz przykłady. Wdrożenie automatyzacji przygotowuję pod zadania Twojej firmy i narzędzia, z których korzystasz. Opowiedz, co robicie ręcznie, a ustalimy, co warto zautomatyzować.